とりあえず初稿-「ビジネス文書作りの始め方」

まず最初に言うならば。

「アリモノを目一杯活用しよう!」ということですね。
つまりは、テンプレートです。あるいは、過去に自分の作った文書をベースに
するのもアリです。


<自分の作った文書をベースにする場合>
これは、方法は言わずもがなだと思います。が・・・、厳重な注意が必要です。
書き換えた方をうっかりオリジナルの名前で保存し直さない!ということです。
経験者はわかるはず。至極初歩的なんだけど、これ本当によくやります。
パソコン歴20年over の自分も、今でもやってしまうことがあります。
これには、複製のルールを自分で決めて守ることが大切ですね。
                                                         ↑自分はコレが甘いんです(-_-;

ルールはいくつか考えられますね。例えば・・・
1.複製を開いたら、真っ先に「別名で保存…」メニューで別名に直してから
  編集を始める。
2.先にデスクトップ上で既存文書をコピー・ペーストしてその場で新しい名前
  にしてから開く。
3.文書は極力「テンプレート」として保存すると、オリジナルは維持される。
4.作った文書の属性を「読み取り専用」にしておく。

この他にもいろんなやり方がありますが、オススメは「2」です。
この方法を習慣づければ(むしろ最初から「そうやるもの」と覚えてしまえば)
一番弊害が少ないかな。


<テンプレートを利用する>
これは Excel より Word で特にお勧めします。
とくに Word で「手紙」の類いを書く場合、必ず使うのが「文例ウィザード」
現行バージョンのWord では、新しく文書を作ろうとすると真っ白いページが出て
くるのが標準ですね。でも、ちょっと前のバージョン(Word 2000?)では違ったん
ですよね。最初にテンプレートのダイアログが出てきます。これってビジネス文書
作りには結構重宝します。なぜならそこに「文例ウィザード」があるから。
現行のバージョンでも「作業ウィンドウ」から開くことができます。詳細は・・・
残念ながら今回は省きますが、これを使うと、文書の各区切りをどの程度空けよう
とか無駄なことに頭を使わなくてすみます。

「時候の挨拶って、深い意味はないけど、ないと文書として何か物足りない…。」
大丈夫、そんなのも最初から入ってます。「形」が整っているから、自分は本文に
集中できます。もしかすると体裁が気に入らない人もいるかもしれません。でも
そこらへんは多分「慣れ」の問題です。「文例ウィザード」はもっぱら手紙用です
が、この他にもテンプレートにはいろいろ使えるものがありますので
まずはテンプレートのダイアログを表示させる、って手は覚えておいて下さい。

・・・で。問題は Excel です。
Excel にはあまり大したテンプレートは組み込まれてません
なんて言っちゃうと異論も出るでしょうが少なくとも自分にはちょっと使えない。
でも、今はメニューから Microsoft サイト内のテンプレート・コーナーに一気に飛べ
るようになってます。ここで探すとイロイロ使えるものが出てきます。
と言うより、「あ、こんなのも作ってみよう♪」なんて無駄な興味が首をもたげて
きたりもします(笑)。ここはクリップアートを探すのにも有用ですので、ぜひ
活用してみて下さい。


<最後に>
とりあえず書き始めなければ、と今回の記事を投稿しました。
本当ならスクリーンショットをふんだんに入れてヴィジュアルに攻めたいんですが
まだちょっと環境が整ってません。
というのは、ビジネス文書作りは多くの方が Windows で行うと思うので、自分も
Windows 環境を想定して記事を書いているのですが、今の自宅の環境は Mac
なんです。もうじき Boot Camp で Windows 環境も充実するはずなので、そう
なったらスクショをバンバン入れていきます。

・・・というわけで、今回はこのへんで投了します。
これからも、どうぞよろしくお願いいたします<(_ _)>

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